Quy định về xuất hóa đơn cùng những thông tin liên quan đến hóa đơn luôn được các tổ chức cá nhân, các doanh nghiệp quan tâm tìm hiểu. Khi xuất hóa đơn cần lưu ý đầy đủ các yếu tố quy định trên hóa đơn mà không phải ai cũng nắm vững. Do đó, bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc liên quan đến quy định xuất hóa đơn.
Khái niệm hóa đơn
Hóa đơn là một loại chứng từ không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh, buôn bán trao đổi hàng hóa. Do đó, bạn cần nắm vững một số khái niệm về hóa đơn dưới đây để thuận tiện và rõ ràng trong những giao dịch kinh doanh.
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là một loại chứng từ thương mại được bên bán cung cấp cho bên mua với những thông tin nội dung về hàng hóa bao gồm chủng loại, số lượng, giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ bên mua cung cấp.
Ngoài ra, hóa đơn còn có thể có dấu xác nhận của bên bán chứng nhận bên mua đã trả tiền. Lúc này, hóa đơn có giá trị giống như biên lai hoặc giấy biên nhận.
Các loại hóa đơn thường gặp
Trên thị trường hiện nay phân chia các loại hóa đơn bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác. Trước tiên, hóa đơn bán hàng được sử dụng cho tổ chức, cá nhân tính thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp khi giao dịch hàng hóa, dịch vụ nội địa, xuất vào khu vực phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
Loại hóa đơn thứ hai là hóa đơn giá trị gia tăng dành cho các tổ chức khai báo và tính thuế giá trị gia tăng theo cách thức khấu trừ trong các hoạt động giao dịch nội địa, quốc tế, xuất vào khu vực phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
Các loại hóa đơn khác được xếp vào nhóm cuối cùng bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,… chứng từ cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…
Hóa đơn điện tử là gì?
Ngày nay, khi thời đại công nghệ ngày càng phát triển, hóa đơn giấy được dần thay thế bằng hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ được lưu trữ trên hệ thống của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nội dung của hóa đơn
Dù là hóa đơn dạng giấy tờ hay hóa đơn điện tử cũng cần đảm bảo những nội dung cần có sau đây:
- Tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn và tên liên hóa đơn. Đối với những hóa đơn tự đặt in cần có thêm tên tổ chức đã nhận in hóa đơn.
- Thông tin người bán bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Thông tin người mua bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Thông tin về dịch vụ, hàng hóa bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa cộng thuế, số tiền thuế giá trị gia tăng đối với hóa đơn giá trị gia tăng.
- Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua và người bán, dấu của người bán (nếu có) và đầy đủ thông tin thời gian, ngày tháng năm lập hóa đơn.
Hóa đơn có những loại hình thức gì?
Hóa đơn có thể được chấp nhận dưới các hình thức tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử. Hóa đơn tự in là các loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi giao dịch hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in sử dụng cho các hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, các cá nhân.
Hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lưu trử, gửi và nhận theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Quy định về xuất hóa đơn
Doanh nghiệp thuộc các đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng – GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ ra bên ngoài phải chịu thuế GTGT với hóa đơn GTGT, áp dụng cả với trường hợp hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo xuất hóa đơn GTGT hợp lý, chặt chẽ và chính xác theo đúng nguyên tắc quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.
Các chứng từ cần thiết đối với hóa đơn GTGT
Với mỗi hóa đơn GTGT được xuất cho hàng hóa mua vào hoặc bán ra, người bán cần đảm bảo có hợp đồng mua bán hàng hóa, ghi chi tiết danh mục các mặt hàng được bán ra hoặc có phụ lục hợp đồng chi tiết liệt kê các hàng hóa đã giao dịch.
Ngoài ra, các chứng từ khác cần phải có đó là phiếu nhập kho và xuất kho, phiếu thu / chi và biên bản thanh lý hợp đồng với hàng hóa bán ra hoặc mua vào.
Lưu ý khi xuất hóa đơn
Mỗi hóa đơn cần đảm bảo những thông tin cần có và chứng từ được ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật.
Hóa đơn chỉ được áp dụng với hàng hóa hoặc dịch vụ đối với các doanh nghiệp kinh doanh đã đăng kí kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu từ cùng các cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền chứng nhận.
Khi xuất hóa đơn phải ghi chính xác mức thuế áp dụng theo quy định đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đó. Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý câu chữ khi viết hóa đơn để tránh bị áp dụng mức thuế cao nếu có sai sót.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kiểm tra đối tác thông qua trang web của Sở kế hoạch và đầu tư: www.hapi.gov.vn và website của Tổng cục thuế: www.gdt.gov.vn để kiểm tra đối tác trong lĩnh vực và tình trạng hoạt động.
Tìm hiểu thêm:
Thời điểm và thời kỳ xuất hóa đơn
Quy định về thời điểm lập hóa đơn, xuất hóa đơn tài chính khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ được cung cấp thông qua Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo và hiểu rõ về các quy định liên quan thông qua điều luật này.
Mong rằng những thông tin được cung cấp trong bài viết này hữu ích cho các cá nhân và doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, các tổ chức cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng, đặt in và thiết kế hóa đơn có thể tin tưởng sử dụng dịch vụ tại In ấn AZ – địa chỉ uy tín hàng đầu với nhiều kinh nghiệm trong in hóa đơn cũng như các ấn phẩm văn phòng khác.
Giám đốc sáng tạo của In ấn AZ với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và in ấn. Thực chiến hàng ngàn dự án từ ấn phẩm văn phòng, ấn phẩm quảng cáo đến ấn phẩm bao bì cho hàng trăm đối tác lớn nhỏ trong cả nước.
