Theo thông tư số 32/2011/TT – BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh doanh, cung ứng dịch vụ thì các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có thể sử dụng loại hóa đơn này. Nhưng hóa đơn điện tử là gì, có bắt buộc không và có lợi ích như thế nào là những thắc mắc sẽ được giải đáp sau đây.
Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là các thông điệp dữ liệu điện tử được tập hợp để phục vụ cho dịch vụ cung ứng, kinh doanh hàng hóa. Loại hóa đơn này được khởi tạo, sử dụng, lưu trữ và quản lý trên hệ thống điện tử và đáp ứng các quy định tại điều 6 Thông tư 32 / 2011 / TT – BTC.
Hóa đơn điện tử:
- Được sử dụng trên máy tính của doanh nghiệp có mã số thuế khi bàn hàng và được lưu trữ theo quy định pháp luật.
- Phải đảm bảo các nội dung cần có như hóa đơn thông thường và được quản lý liên tục với số hóa đơn được lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Bao gồm các loại hóa đơn giấy thông thường như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,… với hình thức và nội dung tuân thủ luật quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.
>>> Liên quan: Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến và dần được thay thế hóa đơn giấy với rất nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân trong hoạt động kinh doanh – cung ứng dịch vụ.
Tiết kiệm chi phí khi sử dụng
Lợi ích đầu tiên trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử chính là chi phí in ấn, phát hành, lưu trữ được tiết kiệm rõ rệt. Doanh nghiệp chỉ cần in hóa đơn với trường hợp khách hàng yêu cầu, phát hành hóa đơn điện tử và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử như email.
Dễ dàng quản lý với hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ nhận ra lợi ích đến từ quá trình quản lý trong hoạch toán, đối chiếu dữ liệu, kế toán,… Và hạn chế thất lạc hóa đơn, mất mát hoặc hư hỏng.
Với lợi ích này, doanh nghiệp hoàn toàn đổi mới và rút ngắn quy trình quyết toán thuế cũng như thuận tiện trong quá trình đơn vị quản lý Thuế kiểm tra.
Thuận tiện sử dụng
Hóa đơn điện tử với phần mềm riêng biệt sẽ đảm bảo sự nhanh chóng, dễ dàng sử dụng, dễ dàng lưu trữ và đơn giản hóa quy trình quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn.
Những thông tin cần biết về hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Đây là một trong những phần mềm hỗ trợ công việc bổ ích, giúp cho quá trình kê khai hóa đơn của doanh nghiệp được đơn giản hóa và dễ dàng thực hiện hơn.
Hiện nay, các phần mềm hóa đơn điện tử thường được cung cấp bởi các nhà mạng lớn như phần mềm của Viettel, VNPT, FPT,… với những tính năng càng ngày càng được tối ưu để quản lý dưới mô hình phân tán hoặc tập trung.
Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào chính là câu hỏi của nhiều khách hàng khi chưa thực sự nắm rõ cách sử dụng, tra cứu. Để lưu trữ hóa đơn điện tử, khách hàng hoàn toàn chỉ cần một vài thao tác đơn giản để thực hiện quy trình tra cứu, xác thực hóa đơn bên nhà cung cấp.
Cách khác, khách hàng có thể tải file hóa đơn được bên bán gửi sau khi mua hàng để lưu trữ trong máy tính cá nhân. Trường hợp khách hàng muốn nhận hóa đơn giấy có thể yêu cầu bên bán in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký và đóng dấu gửi cho khách hàng.
Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 119/2018/ NĐ – CP, thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được quy định sau ngày 01/11/2018 với những doanh nghiệp thành lập từ thời điểm này. Đối với những doanh nghiệp còn hóa đơn giấy chưa sử dụng hết có thể kéo dài dùng hóa đơn giấy đến ngày 01/11/2020 rồi chuyển sang hoàn toàn sử dụng hóa đơn điện tử.
>>> Thông tin liên quan: Quy định về thiết kế và in hóa đơn
Quy trình xuất hóa đơn điện tử
Quy trình xuất hóa đơn điện tử đòi hỏi đúng quy định pháp luật và cơ quan tài chính để đạt yêu cầu được cơ quan thuế chấp nhận xử lý. Bên cạnh đó cần đảm bảo đầy đủ chữ ký số, họ tên kèm theo đóng dấu và lưu ý chỉ xuất hóa đơn điện tử đối với hàng hóa của doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Ngoài ra, đối với các tổ chức cá nhân kinh doanh – cung ứng dịch vụ nhỏ lẻ sẽ tồn tại những khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, các tổ chức hoặc cá nhân chưa có cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt, đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử có thể sử dụng hóa đơn giấy.
Tuy nhiên, hóa đơn giấy cần được thiết kế hợp lệ theo quy định pháp luật, phù hợp thẩm mỹ nhưng vẫn thể hiện sự khác biệt, nổi bật của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có nhu cầu hoàn toàn có thể tin tưởng lựa chọn dịch vụ in hóa đơn và thiết kế mẫu hóa đơn tại In ấn AZ – địa chỉ in ấn chất lượng, giá rẻ và vô cùng chuyên nghiệp.
Giám đốc sáng tạo của In ấn AZ với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và in ấn. Thực chiến hàng ngàn dự án từ ấn phẩm văn phòng, ấn phẩm quảng cáo đến ấn phẩm bao bì cho hàng trăm đối tác lớn nhỏ trong cả nước.
