Trong các hoạt động kinh doanh – cung ứng dịch vụ với rất nhiều giao dịch mỗi ngày, hóa đơn đóng vai trò vô cùng quan trọng và là một loại chứng từ được sử dụng dưới các quy định của pháp luật nhằm đảm bảo quá trình quản lý của nhà nước. Do đó, mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu lớn sử dụng hóa đơn và thiết kế hóa đơn chính là một quá trình tạo nên sự khác biệt giữa hóa đơn của doanh nghiệp này với hóa đơn của các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, thiết kế và in hóa đơn đòi hỏi người ban hành cần tuân thủ những quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn trong quá tình sử dụng.
Các loại hóa đơn đang áp dụng
Mỗi loại hóa đơn đều có yêu cầu dựa trên quy định pháp luật ban hành nhằm đảm bảo tính khai báo đúng đắn, cụ thể và chính xác của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân trong hoạt động kinh doanh – cung ứng dịch vụ trong và ngoài nước.
Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT) được gọi bằng các cái tên khác như hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT, hóa đơn tài chính với mục đích sử dụng dành cho các tổ chức tính thuế, khai báo theo hình thức khẩu trừ trong các hoạt động giao dịch kinh doanh – cung dứng dịch vụ nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu vực phi thuế quan hoặc các trường hợp coi như xuất khẩu.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn được sử dụng đối với các tổ chức, cá nhân khai báo và tính thuế theo hình thức trực tiếp trong các hoạt động kinh doanh – cung cứng dịch vụ nội địa, xuất khẩu vào các khu phi thuế quan.
Hóa đơn khác
Các hóa đơn khác bao gồm các phiếu thu, thanh toán tiền bảo hiểm, các loại thẻ, vé, tem,…
Các hình thức hóa đơn
Các hình thức phổ biến của hóa đơn là hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và các chứng từ được phát hành khác. Tuy nhiên, dù được sử dụng dưới hình thức hóa đơn nào, người thiết kế hóa đơn cũng cần tuân thủ các quy định pháp luật về thiết kế và in ấn hóa đơn, đảm bảo tính hợp pháp cùng tính thẩm mỹ, đạo đức phù hợp.
Quy định về thiết kế và in hóa đơn
Quy định về thiết kế và in hóa đơn bao gồm các quy định về hóa đơn chứng từ, hóa đơn bán hàng thông thường và các quy định về màu mực được sử dụng với hóa đơn được ban hành trong thông tư mới nhất bởi Bộ Tài Chính. Cụ thể, Nghị định số 51/2010/ NĐ – CP – thông tư mới nhất về hóa đơn (sửa đổi) sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2018 với những điều luật mới về hóa đơn điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng.
Quy định về nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn
Nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy. Đó là các nội dung bao gồm: Thông tin về hóa đơn, thông tin về người bán, thông tin về người mua, tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Với thông tin về hóa đơn, nội dung cần có bao gồm tên loại hóa đơn (ví dụ loại hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng,…); ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn để cung cấp thông tin thể hiện ký hiệu tên loại, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn. Theo thông tư quy định, ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn theo hệ thống chữ cái tiếng việt và hai chữ số cuối của năm. Đây chính là dấu hiệu phân loại hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in.
Ngoài ra, liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn được quy định phải có từ 2 liên trở lên và không sử dụng quá 9 liên cụ thể trong đó có 1 liên được người bán lưu lại và liên 2 được giao cho người mua. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế cấp phải có 3 liên trong đó liên 3 được lưu tại cơ quan thuế.
Thông tin về người bán và người mua cần được đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết như tên, địa chỉ, mã số thuế. Ngoài ra, thông tin về hàng hóa – dịch vụ cần được khai báo cụ thể, chi tiết.
Cuối cùng, người bán và người mua cần ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có) với ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Quy định về thiết kế hóa đơn
Thiết kế hóa đơn cần tuân thủ quy định nội dung bắt buộc cần có được thể hiện trên cùng một mặt giấy. Hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn GTGT – hóa đơn VAT thường có đặc điểm dễ dàng nhận biết của doanh nghiệp hay tổ chức nào đó với phông chữ rõ ràng, dễ đọc và nổi bật logo, nhãn hiệu của công ty. Ngoài ra, những hình ảnh được sử dụng trên hóa đơn cũng vô cùng quan trọng và thường được in chìm dưới nền hoa để không tạo cảm giác rối mắt.
Lưu ý khi sử dụng font chữ hóa đơn GTGT
Để hóa đơn GTGT dễ đọc hơn, chúng ta nên sử dụng những font chữ mang tính cổ điển đã được thời gian chứng minh là những font chữ dễ đọc nhất, chẳng hạn như: Arial, Times New Roman,… Hầu hết các font chữ cổ điển được thiết kế rất kỹ lưỡng với sự chặt chẽ giữa các nét chữ và đặc biệt dễ đọc.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý không nên sử dụng quá nhiều font chữ khác nhau trong cùng một mẫu hóa đơn GTGT. Và bạn cũng đừng quên lựa chọn size chữ phù hợp với từng font chữ.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel
Để đảm bảo các loại hóa đơn được in đúng quy định và đảm bảo tính thẩm mỹ nhưng vẫn mang dấu ấn cá nhân của doanh nghiệp hoặc tổ chức, cá nhân, khách hàng hoàn toàn có thể tin cậy sử dụng dịch vụ thiết kế mẫu hóa đơn và in ấn hóa đơn tại In ấn AZ. Đây là cơ sở in ấn chất lượng, giá rẻ với đội ngũ nhân viên tư vấn, thiết kế vô cùng chuyên nghiệp, làm hài lòng mọi nhu cầu của khách hàng.
Giám đốc sáng tạo của In ấn AZ với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và in ấn. Thực chiến hàng ngàn dự án từ ấn phẩm văn phòng, ấn phẩm quảng cáo đến ấn phẩm bao bì cho hàng trăm đối tác lớn nhỏ trong cả nước.
