7 cách sử dụng kẹp file hiệu quả trong doanh nghiệp

Bạn đang tìm hiểu về cách sử dụng và công dụng của kẹp file? Những thông tin mà In ấn AZ cung cấp trong bài viết này sẽ hữu ích với bạn.

Sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin đã dần thay thế một số cách chia sẻ và lưu trữ thông tin truyền thống. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay dựa vào các công cụ trực tuyến để điều hành hoạt động và liên lạc với đối tác cũng như khách hàng của mình.

Dẫu vậy, một số ấn phẩm văn phòng thông thường như kẹp file vẫn còn tiếp tục được sử dụng trong thế giới kỹ thuật số như hiện nay vì nhiều công dụng tuyệt vời mà nó mang lại.

Tìm hiểu thêm: Kẹp file là gì? Công dụng và ý tưởng thiết kế kẹp file

Sắp xếp và tìm kiếm tài liệu dễ dàng

Sử dụng kẹp file để lưu trữ thông tin là cách giúp nhân viên văn phòng sắp xếp các tài liệu một cách khoa học. Tài liệu có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, danh mục sản phẩm,… nhờ đó chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy những giấy tờ mà chúng ta cần.

Lưu trữ tài liệu một cách an toàn

Lưu trữ và share tài liệu trên internet mặc dù vô cùng thuận tiện, nhưng đồng thời nó cũng mang đến rất nhiều rủi ro tiềm tàng. Trong một cuộc họp, nhân viên của bạn cần nhận được tài liệu để có thể hiểu những vấn đề mà người trình bày đang đề cập tới. Và đó là lúc kẹp file thực hiện nhiệm vụ của mình.

Bạn có thể gửi cho đồng nghiệp, khách hàng của mình các tài liệu thông qua gmail nếu nó là một tài liệu được phép công khai. Nhưng nếu đó là một tài liệu cần giữ bí mật thì sao? Bạn nên phát tài liệu in và thu lại nó lúc cuối giờ, tất nhiên, bạn cũng cần cấm việc sử dụng các thiết bị điện tử trong giờ họp.

Đôi khi, tài liệu in cũng thuận tiện hơn so với việc trình  bày mọi thứ trên máy tính, ipad,… Nó đặc biệt tốt trong trường hợp bạn không được phép sử dụng mạng.

Xây dựng thương hiệu

Kẹp file có thể được tùy chỉnh bằng cách kết hợp với biểu tượng, màu sắc đại diện cho công ty để tăng thêm nhận thức về thương hiệu của bạn. Đối với nhiều khách hàng tiềm năng, đây có thể là lần đầu tiên họ tiếp xúc với thương hiệu của bạn, vì vậy một kẹp file đẹp, ấn tượng có thể cho họ thấy những gì mà doanh nghiệp bạn đang có.

Một kẹp file được thiết kế tốt cần phải kết hợp được tính cố danh thương hiệu, đồng thời cũng cần đổi mới tùy thuộc vào đối tượng khách hàng của bạn là ai, nhu cầu của họ từ đó giới thiệu sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.

Tạo ấn tượng tốt cho khách hàng ngay từ đầu

Một chiếc kẹp file giấy không chỉ là công cụ để lưu trữ tài liệu mà nó còn là một phương tiện tiếp thị. Chính vì thế, bạn nên cẩn trọng hơn khi thiết kế kẹp file, đừng tạo cơ hội để những người xung quanh nghĩ không tốt về công ty bạn.

Một chiếc kẹp file tốt nên được tạo nên bởi lời tuyên bố sứ mệnh của công ty bạn, lời chứng thực của khách hàng và những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất của doanh nghiệp bạn.

Tham khảo thêm: Những mẫu kẹp file đẹp, ấn tượng nhất cho bạn lựa chọn

Trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của mình

Sử dụng kẹp file của riêng mình khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, đó có thể chính là lợi thế để bạn có thể cạnh tranh với đối thủ của mình. Khi bạn trao cho khách hàng của mình một folder được thiết kế đẹp mắt, điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang làm cho công ty của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong lĩnh vực bạn đang hoạt động. Điều này đúng ngay cả khi doanh nghiệp của bạn còn mới.

Sự chỉn chu, cẩn thận từ những thứ nhỏ nhất (kẹp file, card visit, tờ rơi,…) sẽ khiến khách hàng cảm thấy tin tưởng về cách mà công ty của bạn hoạt động.

Quảng cáo sản phẩm một cách hiệu quả

Kẹp file có thể được sử dụng để chứa đựng những tài liệu giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mà công ty bạn đang cung cấp. Nhưng không phải lúc nào các cuộc giao dịch cũng thành công. Nếu khách hàng của bạn chưa sẵn sàng mua, kẹp file của bạn có thể sẽ trở thành một ấn phẩm quảng cáo ngay tại nhà. Khi họ nhìn thấy tài liệu mà bạn để lại, họ chắc chắn sẽ nhớ đến bạn và những gì mà bạn cung cấp. Nếu bạn đính kèm danh thiếp vào folder, khách hàng có thể trực tiếp gọi cho bạn khi họ sẵn sàng mua.

Tiết kiệm chi phí quảng cáo

Quảng cáo thực sự tốn kém đặc biệt là trong trường hợp bạn muốn tiếp cận một lượng lớn khách hàng. Vậy tại sao bạn không nghĩ về tất cả những người đã tham gia sự kiện, hội nghị của bạn như những khách hàng tiềm năng.

Kẹp file không phải là một ấn phẩm quảng cáo chuyên biệt, nhưng khi được kết hợp với các chiến lược bán hàng hiệu quả và dịch vụ khách hàng thân thiện, nó có thể trở thành công cụ bán hàng mạnh mẽ. Bạn nên phấn đấu trở thành một nhân viên bán hàng tốt nhất bạn có thể và để kẹp file hỗ trợ cho bạn.

Mặc dù trong thời đại ngày nay, điều quan trọng là chúng ta phải theo kịp công nghệ mới nhất để lưu trữ và chia sẻ thông tin; nhưng một số phương pháp truyền thống như kẹp file, profile,…. vẫn mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Và đừng quên in kẹp file và sử dụng chúng một cách sáng tạo để quảng bá doanh nghiệp của bạn nhé!

Tìm hiểu thêm: Báo giá in kẹp file

Nguyễn Quang Hải

Giám đốc sáng tạo của In ấn AZ với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực in ấn; thực chiến hàng ngàn dự án từ ấn phẩm văn phòng đến ấn phẩm quảng cáo chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những giá trị bền vững, chất lượng nhất!

Để nhận được tư vấn từ các chuyên gia đầu ngành tại in ấn AZ. Quý khách vui lòng liên hệ: